Panduan lengkap penggunaan aplikasi untuk mengelola dokumen dan peraturan di Universitas Nurul Jadid
Klik tombol Login di pojok kanan atas halaman.
Anda akan diarahkan ke halaman SSO (Single Sign-On) Universitas Nurul Jadid.
Masukkan username dan password SSO Anda.
Setelah berhasil login, Anda akan kembali ke aplikasi dengan akses penuh ke semua fitur.
Halaman utama untuk melihat dan mengunduh semua dokumen yang tersedia.
| Filter | Keterangan |
|---|---|
| Jenis Berkas | Filter berdasarkan kategori/jenis dokumen |
| Status Berkas | Filter Publik atau Private |
| Status SPMI | Filter berkas SPMI (Ya/Tidak) |
| Unit | Filter berdasarkan unit kerja |
| Tanggal | Filter berdasarkan rentang tanggal upload |
Jumlah seluruh berkas yang aktif dalam sistem
Berkas yang dapat diakses tanpa login
Berkas yang memerlukan login untuk diakses
Berkas yang terkait dengan standar SPMI
Untuk berkas Private, Anda harus login terlebih dahulu. Berkas Publik dapat langsung diunduh tanpa login.
Mengelola kategori/tipe dokumen yang tersedia di sistem. Jenis berkas digunakan untuk mengkategorikan dokumen.
Klik tombol Tambah di halaman daftar jenis berkas.
Lengkapi data yang diperlukan:
Klik tombol Save untuk menyimpan jenis berkas baru.
Berkas adalah dokumen utama/induk yang berdiri sendiri. Jika dokumen memiliki lampiran, gunakan Sub Berkas untuk menambahkan lampirannya.
| Field | Wajib | Keterangan |
|---|---|---|
| Standar SPMI | Wajib | Pilih Ya atau Tidak apakah berkas termasuk dokumen SPMI |
| Jenis Berkas | Wajib | Pilih kategori dokumen dari dropdown (otomatis terfilter berdasarkan status SPMI) |
| Nama Berkas | Wajib | Judul dokumen (contoh: "SK Rektor No. 001/2024 tentang Penerimaan Mahasiswa") |
| Keterangan Berkas | Wajib | Deskripsi singkat tentang isi dokumen |
| Berkas (File) | Wajib | Upload file dokumen |
| Status Berkas | Wajib | Pilih Publik atau Private |
Dapat diakses dan diunduh oleh siapa saja tanpa perlu login ke sistem.
Hanya dapat diakses setelah login dengan akun SSO yang valid.
Sub Berkas adalah dokumen lampiran yang terikat pada Berkas utama. Contoh: Berkas utama adalah "SK Rektor", Sub Berkas bisa berupa "Lampiran 1 - Daftar Penerima", "Lampiran 2 - Jadwal Pelaksanaan", dll.
| Field | Wajib | Keterangan |
|---|---|---|
| Berkas (Parent) | Wajib | Pilih berkas utama dari dropdown (hanya menampilkan berkas dengan status Active) |
| Info Berkas | Otomatis | Unit, Struktur, SPMI, Jenis Berkas, dan Keterangan akan ditampilkan otomatis |
| Nama Sub Berkas | Wajib | Judul lampiran (contoh: "Lampiran 1 - Daftar Peserta") |
| Sub Berkas (File) | Wajib | Upload file lampiran (PDF, DOC, DOCX, atau ZIP) |
Setelah memilih Berkas (Parent), informasi berkas tersebut akan ditampilkan otomatis, termasuk link untuk melihat/mengunduh berkas induk.
Berikut adalah langkah-langkah lengkap untuk mengupload dokumen beserta lampirannya:
| Aspek | Berkas | Sub Berkas |
|---|---|---|
| Fungsi | Dokumen utama/induk | Lampiran/pendukung |
| Mandiri | Ya, berdiri sendiri | Tidak, harus terikat dengan berkas |
| Jenis Berkas | Wajib dipilih | Mengikuti berkas induk |
| Status SPMI | Dapat diatur | Mengikuti berkas induk |
| Status Publik/Private | Dapat diatur | Mengikuti berkas induk |
• Jangan menghapus Berkas yang masih memiliki Sub Berkas terkait
• Pastikan memilih status yang tepat (Publik/Private) sesuai kebijakan dokumen
• File yang dihapus dari sistem tidak dapat dikembalikan